芝芝的部落格

文/ 盧昱瑩

時間老是不夠用，事情永遠做不完！
明明報告的截止日期在N個月前就知道，
卻總是拖到最後一天才熬夜拼命？
在不經意間，我們或許已陷入「笨」(做事沒方法)、
「懶」(拖拖拉拉)、
「慢」(時間管理出問題)的陷阱當中。
《Cheers》雜誌教你打擊這3個敵人，
做起事來更順手。

打笨：找出邏輯工作法
1.設定一人會議：
大腦需要至少15分鐘不被打擾的時間，
才能進入深思狀態，
但我們常被不定時插入的事情所干擾，
像是電子郵件、電話等等。
建議預約一個只有你一個人參加的會議，
把電腦搬到會議室中工作，
並關閉收信通知、拔掉網路線，讓自己靜下心來思考。
記得先把需要的資料準備好，避免再次連線上網。

2.用「確認清單」製造創意：
創意是現代工作人最需要的能力之一，
但創意並不是靈光一閃，
而是可以運用方法「擠」出來的。
除了和同事腦力激盪，
還可利用「確認清單」(checklist)，
亦即按照確認清單的指示，
依序回答有效產出創意的一連串問題，
強迫創意產生。

3.切割會議目的：
把會議區分為決策會議、報告會議、
創意會議、確認會議，再根據目的選擇應出席人選。
如果能在開會前就先分發相關資料，
讓出席者事先閱讀，能確保會議有較好的品質。
主持人要引導出席者說出意見，
溝通整理重要的參考意見，
並適時指出對立意見的癥結點，
最後再確認結論。

4.寫報告要有「3主幹」：
寫報告是每個上班族都會碰到的工作項目，
但報告要寫得簡潔易懂，才能為自己加分，
而非變成惹惱老闆的導火線。

首先，要清楚知道報告目的，
亦即讓讀的人在看過後可以得到結論，
採取行動，做下決策。
為了讓報告呈現清晰架構，
不妨先列舉出10項想寫在報告內的想法或事物，
再判斷彼此的關聯性，
最後濃縮成3部份，成為「主幹」，
每部份的細項就是「枝葉」。
完成架構後再下筆，就算報告不是條列式，
但也隱含了條列的邏輯構造。

5.建立腦中的邏輯樹：
合乎邏輯的說明想法，
可以利用「邏輯樹」作為輔助工具。
所謂「邏輯樹」
是一種「不遺漏、不重複」地掌握說話內容，
並利用樹狀圖分解、整理的方法。
在腦中一邊想像邏輯樹，一邊進行說明，
就可以提高聽者的了解程度。

打懶：改掉拖延毛病
6.列出藉口清單：
追蹤你的拖延藉口一週，
注意自己拖延想做或該做的事情時，所冒出的念頭，
並找出消除它的對應想法。
這是了解自己，觀察想法
如何影響言行舉止的好方法。
每個人都有疲勞、厭倦或太忙碌的時候，
但這不能長期拿來當做逃避的理由，
不管是什麼原因，
你必須正視並趕走讓你怠惰的念頭。

7.訂定明確行為目標：
行為目標有幾個特徵：
你和他人都看得見、明確具體的、
可細分成小步驟、第一步可在5分鐘內完成。
目標要用「行為」來界定，
例如「我要更新履歷表，把它放上網路」
或「我要和牙醫約時間看牙」。
用明確的用語，就會得到規劃的線索，
繼而瞄準階段性小目標，以達到最終目的。

8.「未計畫表格」創造成就感：
每週行事曆上列出預定要做的事，
可幫自己提前了解有多少時間已經排進事情，
剩下的就是能用來達成其他目標的最多時間，
也可幫助自己理解時間都用到哪。

藉由「未計畫表格」(un-schedule)，
寫下往後7天預定會做的所有活動，
並把確切時間標註上去。
這不是要求你寫下該做什麼，
它只是顯示你「有多少時間」可以利用。
當目標完成，就用表格來記錄進度，
例如朝目標工作了半小時，就在表格上塗掉半格，
把實際完成的事情記錄下來，更容易有成就感。

9.營造愉快心情與環境：
人之所以會拖延，
常是因為對做事感到痛苦而拖拖拉拉。
但若將重點擺在「行動」與「感受」的連結，
透過營造一個讓自己心情愉快的行動環境，
就能促使自己去做。
例如播放喜歡的音樂、到喜歡的咖啡廳、
準備舒服的桌椅等等。

10.運用「有組織的拖延」：
誰說拖延一定是壞事？你可以拖延得很有效率。
史丹佛大學教授約翰‧裴瑞(John Perry)稱之
為「有組織的拖延」(structured procrastination)。
如果要拖延的是有生產力的任務，
建議把拖延的時間用在搞定不緊急卻得做的事情上，
像是整理書桌、寫感謝函。
雖然我們仍會感覺到罪惡，
但起碼完成了一些事。

打慢：掌握有限時間
11.擬定限度：為自己設定限度，
例如一天只收2次信、一次只回覆5封信。
設定限度可從目前生活習慣，
比較你認為的理想狀態來著手。
比方說，想要將每日收信次數從15次減少到5次，
下一步就是用一週來試驗，
看你選出的次數是否合適，
如果不合適，就重複調整，直到找出最佳限度。

12.專注單工：一次只處理一件事情。
每天早上第一件事，
就是處理最重要的一項任務，亦即「最要務」。
如果一個早上能完成2～3個最要務，
之後完成的工作，就變成額外的收穫了。
練習專注當下有幾個方法，
例如吃飯時乖乖吃飯，不要看書、看電視，
只把重心放在咀嚼和品嘗菜餚；
此外，可藉由慢跑，將注意力放在步伐、
呼吸與身體律動，強化專注力，
不要去想與當下無關的事情。

13.清空收件匣：
英特爾(Intel)曾做過內部調查，
發現員工平均一週收到350封email，
花在上面的時間相當多。
其實，對待email信箱要像使用實體信箱一樣
──清空它！
這可以訓練自己當下就做出決定，
是否需要保留這個訊息。

建議在收信程式中，
設定「待辦」、「參考」、「延後處理」3個資料夾，
每次收信就決定該放進哪個資料夾。
例如“CC”、“FYI”等類的信，
就能收進參考資料夾中。

14.批次(batch)管理：
為了提升電腦處理速度，
管理員會將相同或類似的工作集中，讓電腦一次處理，
此舉也能運用在工作上。
我們可以用「行動」或「情境」來分類：
前者將類似工作集合在一起，再找時間一次做完；
後者則是把工作項目用檔案夾標記為瑣事、
在辦公室、在家處理等等，
例如，「通勤中」資料夾
就是適合通勤時間處理的工作。

15.掌握優先順序：
利用緊急／重要程度建立矩陣，
「緊急度」以截止日期來分，
「重要性」則以主管、公司整體、客戶等角色判斷。

一般來說，最優先處理與往後遞延兩個工作很好理解，
但「緊急不重要」與「重要不緊急」的工作，
則要以後者為先，雖然它看不到速效，
但如果花時間調整，
就會發現隸屬於「緊急不重要」的事會愈來愈少。
記得，要以「N字形」的處理順序來把事做好。

資料來源：《大工作術》、《拖延心理學》、《養成立即行動力》、《少做一點不會死》、《高速企業》雜誌(Fast Company)

《Cheers雜誌》第134期