芝芝的部落格

蘿拉．史塔克

你常常加班嗎？或者壓力大到快要受不了？
無論怎麼苦幹，工作表現卻毫無起色？
在競爭激烈的社會，
不管是公司遇缺不補，或個人愛「包工程」，
很多人都沒辦法在朝九晚五的8小時內，把工作做完。
這種時候，大多數人不是想辦法加快做事速度，
要不然就是留下來加班，消化工作量。

看著清單上冗長的待辦事項，
你大概覺得自己被淹沒了，永不見天日、
根本沒辦法全部做完。
在談論該如何降低工作量，
並保持在合理可行的範圍之前，
先來揪出浪費時間的殺手：

◎選擇太多：
有許多事情「好」到我們無法割捨，
想要一手包辦，
結果就是造成了一串冗長的待辦清單，
卻不知道何時才能做完。
很多人不知要分辨事情的輕重緩急，
因此在空檔的半小時內，
只能對著一大堆的工作乾瞪眼，
難以決定該從何處下手。

◎出入不均：
我們不斷對自己「輸入」工作，
卻沒有「產出」成果。
手上有案子在處理，
自己卻不斷地接收外來的干擾，
像是開會、回電話還有查看e-mail。
到結果待辦事項越積越多，
但真正有價值的工作一件都沒做好。

◎制約反應：
我們受制於科技產品、工作環境、
干擾雜音還有自己的大腦。
我們無法克服自己的慣性，
保持工作的步調專心做事，
總是會習慣地馬上回應各種干擾自己的雜音。

◎猶豫不決：
我們沒決定好哪些工作要先開始、
哪些和自己有關，哪些無關，
就先全部記在待辦清單中，
到頭來還要再重新檢查一遍，
又把事情丟回「稍後再決定」的想法。
最後就是待辦清單加得更長，收件匣塞得更滿，
覺得自己的工作量變得更多。

◎缺乏條理：
科技玩意兒沒辦法跟上思緒的速度，
假設你在餐聽用餐、在會議室開會或是搭乘飛機，
電子產品都關機了，偏偏你又想要做點事情，
這就會變得非常不方便。
所以，我們需要一些方式抓住思緒，回歸條理。

◎恐懼不已：
我們無法拒絕和職責無關的工作，
而且每天都把時間浪費在毫無價值的事情上，
卻沒有勇氣去克制自己。

◎方向不清：
我們對領導階層的意志不夠清楚，
而且也沒有花時間好好集中精神
分辨什麼是真正重要的事。
或者我們沒有配合公司從上到下貫通的策略，
結果就變成我們無法判斷事情的輕重緩急。
因為常常做著不是自己分內的事，
或所做的跟上級期待的事不一樣。

事實上，真正有效的時間管理，
不是在管理「時間」，
而是學會管理「自己」！

想要掌控自己的工作時間，
首先就是要剔除百害而無一利的工作。
換句話說，你必須當機立斷，
捨棄對自己產能不利的事情，
篩選出真正有價值的工作，這包含6個步驟：

步驟1 每天一早決定該做哪些事
每天待辦事項超過十項，肯定有問題！
別再列「待辦事項」，
改列「高效事項」（高貢獻報酬工作），
至於「不辦」事項，（一直收信，看Facebook……）
也要列出來鞭策自己不要做。

步驟2 把該做的事，排進行事曆
每天行事曆裡只針對以下3種事情排進度，包括：
▲公司例行事務，像是會議等等。
▲自己職務例行事務，包括聯繫客戶等等。
▲「高效清單」裡的工作。

步驟3 專注工作，不分心
想辦法排除或管理兩種最主要的「阻礙」：
▲外來的阻礙：
像是同事來探詢或聊天，電話郵件不斷等等。
▲自己的阻礙：包括負面情緒，過度社交。

步驟4 快速處理隨時進來的訊息
▲文件類：快速瀏覽，
吸收訊息後分類歸檔或立刻處理掉。
▲e-mail:快速讀完，依照一定的標準，
立刻決定該轉寄、回覆、存檔，還是刪掉。
▲無論是文件還是email，
都盡可能不要處理兩次以上。

步驟5 終結鬼打牆的問題
解決人的問題，包括：
▲確保溝通要直接而確實。
▲讓事件的所有人都瞭解狀況。
▲遇到管太多的主管，試著調整自己，
否則向主管抗爭，或者乾脆離職。

步驟6 做好你的能量管理
▲不要過度工作，必須給自己足夠時間
讓身心都能充電，第二天再戰。
▲保持體能良好狀況：睡眠、運動、飲食均衡。
▲保持心理健康，包括家庭生活、心靈成長等等。

總歸一句話，在上班的有效時間內，
盡可能做對的事，
不要一整天只想著打混摸魚；
對上班族而言，在職場的首要任務，
就是練習只做「重要的事」，
然後學會管理自己，當個快樂的上班族。

http://www.libertytimes.com.tw/2013/new/mar/13/today-work1.htm