芝芝的部落格

在日常生活中，很多人感覺自己工作很盡力，

卻未達到預期效果或者收效甚微，

主要原因是工作效率低。

有些人整日忙碌，卻難以完成工作任務；

有些人喜愛閒談，時常因此耽擱了正事；

有些人面對繁雜的工作，不知從何著手…，

這些情況都是缺乏工作效率的結果。

也有些人工作時看起來很輕鬆，

卻能保質保量地完成工作，

主要原因就是工作效率高。

提高工作效率，便能用最短時間、最少投入，

出色地完成各項工作。

在激烈的競爭條件下，提高工作效率，

是提升個人競爭力的最有利的武器。

從某種意義上說，

人與人之間的競爭，就是工作效率的競爭。

一個人的工作效率高，必然會占得先機，

領先他人一步，成功的幾率就大，

我們來看看讓工作效率UP起來的要領有哪些吧。

工作效率10大要領：

1.確定方向 不走冤枉路

俗話說：「馬壯車好不如方向對」，

這句話的典故來自春秋戰國時期，

有位夫子備了很多物品，欲前往南方楚國，

便向路人問路，路人答：「此路非往楚國。」

夫子說：「我的馬很壯，沒關係。」

路人又再強調這不是去楚國的方向，

夫子依然固執的說：「我的車很堅固。」

路人只好歎息的說：「這不是往楚國的方向啊！」

方向錯誤，再怎麼努力都枉然。

仔細想想做這項工作的重點是什麼，

希望藉此得到什麼結果，

這樣做之後是不是真的能得到想要的結果，

與你的主管及上下游流程的同事一同討論，

再決定整個方向及流程。

小箴言

光是忙碌是不夠的。

問題在於：我們到底在忙些什麼？

--美國自然主義作家亨利.大衛.梭羅

(Henry David Thoreau)

2.做行事曆及專案執行計劃

事先做好計畫表可以幫助你釐清想做完的事，

你可以利用以下的工具：

*.電腦軟體，例如Outlook內有計畫表、

行程表和日曆。

*.日曆或是商務日誌。

*.自行設計的簡單表格。

以一天的計畫表來說，首先列出你必須做的事，

這些是你今天的首要工作；

然後再列出應該做的事，

以及可以做但並不急於一時的事。

然後評估各項工作所需的時間，

再決定如何把時間分配到這些工作上。

記住，應該把最重要的事情

放在一天中狀況最好的時間內去做。

一天的時間規劃完成後，可以延伸成一週的計畫，

決定一週內最重要及必須做的事。

每天要確認行程是否照計畫進行。

小箴言

知道計畫何時開始，就開始列進度，

但不要讓做計劃的時間取代了執行的時間。

--波士頓顧問公司副總裁史塔克(George Stalk)

3.運用系統思考，工作分門別類進行

養成把握重點，循序漸進，集中力量的習慣，

決定次序，從最重要的事情著手。

我們必須先決定那一個工作比較重要，

必須優先去做；那些比較不重要，可以緩辦。

不考慮優先次序所產生的另一結果，常是一無所成，

而且被拖延或耽擱的事情，

等之後再提出時，往往已失去時效性。

*.依工作的重要性決定完成工作的優先順序。

*.依工作的重要性決定投入工作的時間。

*.同性質、同種類、類似性高的工作一次解決。

*.不斷地思考是否有更有效率的工作方法。

*.避免用過大的手段達成較小的目的以造成浪費，

如殺雞焉用牛刀。

小箴言

不要浪費時間做「垃圾」工作，

去做那些會增加你生產力的工作。

--心理學與行為專家羅貝塔.羅史(Roberta Roesch)

4.事前準備需周到

在工作過程中再花時間去尋找所需的資料或工具，

只會事倍功半，徒增出錯的機會。

事前即將一切所需都準備好，即取即用。

*.隨時準備好「最新」的資訊：

「資料」的隨時更新與增刪，

可以讓我們永遠掌握到最新的訊息，

並隨時將它做好整編、歸類等的工作，

以供我們隨時掌握最新的狀況，

並可迅速做出正確的思考判斷。

*.要有「工具庫」的觀念：

隨時將自己的「知識、經驗、技能」等，

做好轉換成工具的觀念，

以便隨時可以拿出來運用，或重新組合，

以便縮短時間、提高效率，增加更多的成功機率。

*.尋找自己的「良師」：

在公司內外尋求一群具備不同專業技能

與職位的良師，藉由良師的經驗、智慧與人脈關係，

可以提供各類的協助。

小箴言

當你在做小事情的時候，你必須想「大事情」，

以便讓所有的小事情都能朝正確的方向前進。

--趨勢專家艾文.托佛勒(Alvin Toffler)

5.不斷學習新知識與技能

在十倍速生涯裡，工作變換得快，工作速度本身也快，

加上外在環境及產業新知識加速產生，

若不加緊學習腳步，就可能像老牛拖著重車，

或是一個折舊嚴重的汽車卻開在高速公路上一樣，

不僅充滿了無力感，更會遭受時代無情的淘汰。

「苦幹」是成功的充分或基本條件，

但它並不能保證成功，

今天我們還要聰明工作，

只有不斷學習才能提升工作效率及創新。

不斷學習對工作能力的增進很重要，

綜觀古今中外成功人士，或是觀察卓越企業的主管，

主動發問、參加課程，

甚至只是默默觀察別人怎麼做，

都能從中學習到的新知與技術，

再消化出更有效的做事方法與解決問題之道。

小箴言

今天要追求成功，和是否擁有能夠開花結果的知識、

知識多快能夠開花結果成正比。

--企管顧問與作家畢德士(Tom Peters)

6.創意使你輕鬆做事

有創造力，才不會為了一些問題苦思對策，

在無例可循的情況下，

急得像熱鍋上的螞蟻，坐立難安。

時時評估創意帶來的好成果，

在過程中你會領悟到，

利用創意來解決問題是一種快樂而有趣的事，

培養創意絕對是企業人必備的技巧之一。

培養創造力的方法有以下幾種：

*.開放心胸，

經常注意周遭的環境，

就像科學家善於觀察四周的一舉一動，

就可發現很多新方法能解決老問題。

*.檢視所有可能的方案，

千萬別因「不可能」、「幼稚」、「沒人成功過」

或是「從沒聽說過」而輕易放棄。

*.善用自己的第六感，

保有敏銳的感覺，放鬆身心，運用你的靈感，

突破思維的限制。

*.抽離各個解決問題方案的精華，

予以分類整理，再重新組合，

看看彼此的關係如何，能否衍生出新的觀點。

小箴言

現在的公司需要很多好點子才能應付各種改變，

但往往斤斤計較員工是否準時上班。

--管理專家馬克.艾普勒(Mark Eppler)

7.適當的e化工具輔助

高科技能幫助你節省時間，

不過先決條件是要選對適合自己的，

考量你希望他為你做什麼？它對你有用嗎？

購買軟體前你需先做研究，

確定它的功能符合你的需求

要讓e化工具確實幫你提升效率，

請遵循以下步驟：

*.請教同時熟悉科技產品與你的工作內容的高手，

了解你正考慮採用的工具有哪些利弊，

是否能節省時間、提升生產力，增加你的工作優勢。

*.列一張採購評量表，

跟賣場的銷售人員再討論一次。

*.花點時間贖練該工具的基本技巧，

這時候所花的時間，將來都會加倍帶來利益。

一般會使用的e化工具，

包括電腦及各式管理軟體、備份系統、電子郵件、

網際網路(包含線上服務、全球資訊網、

新聞佈告欄等)、

個人數位助理(PDA)、行動電話、掃描器等，

即使平常使用的電話、傳真機、錄音機等，

其實都有一些功能可以提升效率。

小箴言

如果你不了解科技，

就永遠不可能讓科技成為你的幫手。

--新格無線通訊(Cingular Wireless)執行長

史帝芬.卡特(Stephen Carter)

8.借用他人的時間

要讓工作有效率，

分工合作甚至找專家幫忙都是方法之一，

授權是節省時間的終極武器，也是增加效率的法寶。

投資一點時間常常和你的員工溝通，

會產生很大的效益，尤其要讓他們搞清楚狀況，

否則他們就不可能分攤工作負荷。

以下基本原則幫助你更有效地授權：

1.決定什麼事要授權出去。

授權和交託正常工作任務是不同的。

授權是交付某人完成你的工作職責，

但是你保有控制權，並負有責任。

2.說明清楚你要的結果。

一般來說，被授權者都會用自己的方式去完成任務，

如果你希望運用特定的方法來完成，

一開始就要讓對方知道。

3.清楚界定責任。

確定對方了解他所應負的責任，

如果他不了解任務及目標，或是不符合你的期望，

要重新仔細檢討整件事。

小箴言

高績效者會集中心力於解決問題，

而不會集中心力於責怪問題的發生。

--Performance Sciences Corp.總裁

查爾斯.佳飛爾(Charles Garfield)

9.做好情緒管理

每份工作都有壓力，

我們的壓力就在於自己的情緒管理上。

情緒管理就像大禹治水一樣，最好能夠疏導，

如果一股腦將不滿情緒發洩在工作或同事身上，

只會讓工作受阻，代價更大。

丹尼爾.高曼(Daniel Goleman)

提出提升情緒智商的五個步驟：

1.我想成為什麼樣的人？

想像一下幾年後自己想成為怎樣的人？

思考一下自己典型的一天是什麼樣子？

2.我到底是誰？

看清自己的弱點很重要，

但也要了解自己的長處。

3.我要如何改變？

擬定計畫朝目標去改變，按部就班，

從自我覺醒開始練習。

4.改變要如何持續？

改變要靠實踐，要一遍又一遍地提醒自己

要打破過去的思考和行為模式。

5.找誰幫忙？要增進情緒管理的能力，

一定要有人幫忙，創造支持我們改變的環境。

小箴言

在他人所輕蔑的事獲得成功，是了不起的事。

因為，這必須克服他人和自己。

--「笑傲職場」一書作者波德斯塔(Connie Podesta)

10.適度休息消除壓力

很多人都有一種錯誤的觀念，以為多做一點事情，

多花一點時間，就會有多一點代價。

可是，人在筋疲力盡的狀態下，反而容易犯錯連連，

也許隔天醒來，又要從頭來過；

這個時候，選擇休息一天，或許工作效率會更高。

而且，計劃未必能完全按照期望進行，

此時，在時間表上留白，就有其必要性。

小箴言

讓每一分鐘上緊發條，然後適時放鬆，

讓工作遊刃有餘，事業耀眼也能兼顧生活。

--大學研究公司執行副總裁

里根(Lewis D. Eigen)

《管理雜誌》管理高手書中書 2004年05月號